Central de ajuda

Por onde começo?

Novidade A administradora de uma clínica nova vê, no alto do Início, os Primeiros passos, com o que falta para começar.

• Os passos são: a logo da clínica, as profissionais, os procedimentos, os horários e os serviços de cada profissional, o agendamento pelo link, o caixa e o Pix, o teste de alergia (no studio) e a equipe.
• Toque no passo para abrir a tela dele.
• O passo fica marcado como Feito sozinho, quando a clínica já tem aquilo, e o cartão some quando tudo estiver feito.
• Esconder tira o cartão de vez.

Como entro e troco a senha?

• Entre com o seu usuário (por exemplo, ana.recepcao) e a senha.
• Esqueceu a senha: peça à administradora da clínica, que gera uma senha provisória de 48 horas. Se você é a administradora, fale com o suporte.
• Na primeira entrada com a senha provisória, crie a sua: de 8 a 100 caracteres, com letras e números, sem o seu usuário.
• Para trocar a senha, toque no seu nome, no alto (no celular, no ícone de pessoa), e em Trocar senha. As suas outras sessões são encerradas.
• 5 senhas erradas seguidas bloqueiam a entrada por 15 minutos. A administradora pode desbloquear antes, em Usuários.

Novidade Depois de trocar a senha pelo menu, o sistema volta à tela de entrada com "Senha trocada. Entre de novo com a senha nova.": entre com a senha nova. Na primeira entrada, com a senha provisória, você continua indo direto para o Início.

Como instalo o aplicativo no celular?

O Estesia fica na tela do celular ou do tablet como um aplicativo e abre pelo ícone, sem a barra do navegador.

1. Abra o Estesia no navegador do aparelho e entre.
2. No Início, toque em Instalar, no cartão. Também dá pelo seu nome (no celular, o ícone de pessoa), em Instalar o aplicativo.
3. No Android: confirme na pergunta do Chrome. Sem a pergunta, toque em ⋮, no alto, em Instalar app e em Instalar.
4. No iPhone: a janela mostra o passo a passo do Safari: Compartilhar, Ver Mais, Adicionar à Tela de Início, deixe Abrir como app web ligado e toque em Adicionar. Depois, toque em Já instalei.

• Aberto dentro do Instagram ou do WhatsApp, a janela pede para abrir no Safari (no Android, no Chrome): toque em Copiar o endereço e cole no navegador.

Como marco um horário?

1. Na Agenda, toque em Novo agendamento. Também dá para clicar num horário livre (no celular e no tablet, tocar e segurar).
2. Escolha a cliente. Cliente nova: o botão Novo paciente (no studio, Novo cliente), logo abaixo, cadastra sem sair do agendamento.
3. Escolha o procedimento e a profissional. O fim vem pela duração do procedimento.
4. Se a cliente tem pacote desse procedimento, a sessão do pacote já vem escolhida.
5. Toque em Agendar.

• Ao escolher a cliente e o procedimento, aparecem a Última sessão daquele procedimento e, se for o caso, o aviso do teste de alergia.
• Encaixe: ligue para marcar num horário já ocupado ou bloqueado.
• Bloquear horário (folga, férias, almoço) fica ao lado do Novo agendamento.

Como remarco ou cancelo?

• Remarcar: arraste o atendimento para o horário novo (no celular e no tablet, toque, segure e arraste). Também dá para abrir o atendimento e mudar o horário.
• Cancelar: abra o atendimento, mude a Situação para cancelado, escreva o Motivo do cancelamento e toque em Salvar.
• O horário cancelado fica livre de novo. Ver cancelados, na Agenda, mostra os cancelados.
• Quando um horário já marcado é bloqueado depois (folga, por exemplo), o Início mostra Remarcar: horário bloqueado: ligue para a cliente e combine outro horário.

Como confirmo um horário ou marco falta?

• No Início, cada atendimento do dia tem Confirmar, Realizado e Faltou. Realizado e Faltou perguntam antes de gravar.
• No computador e no tablet, o Início abre no Quadro: arraste o cartão para a coluna Confirmado, Realizado ou Faltou.
• Também dá para abrir o atendimento e mudar a Situação.
• Se a clínica conta a falta como sessão do pacote (Configurações), a falta usa uma sessão.
• O botão WhatsApp do cartão abre a conversa no WhatsApp deste aparelho, com uma mensagem pronta. Confira antes de enviar.

O lembrete automático pelo WhatsApp está em ativação. Quando a Meta, a empresa do WhatsApp, aprovar a mensagem, a cliente vai receber o lembrete na véspera e confirmar com um toque, e a confirmação vai aparecer sozinha na agenda. Até lá, confirme pelo botão.

Como chamo a cliente para o retorno?

1. Em Cadastros e modelos > Procedimentos, preencha Retorno em (dias) no procedimento (por exemplo, 21 para cílios). Em Retorno como, escolha o procedimento da volta, como a manutenção.
2. No Início, em Retornos, aparece quem está na hora de voltar, dos atrasados até 30 dias aos próximos 7 dias, com o selo Atrasado, Hoje ou Em N dias.
3. Toque em WhatsApp: abre a conversa no WhatsApp deste aparelho, com a mensagem pronta. O botão só aparece para quem aceitou receber mensagens pelo WhatsApp, no cadastro.
4. Depois de falar com ela, toque em Já chamei.

Novidade Com o Retorno como preenchido, a cliente aparece com o nome da manutenção que vai fazer (antes, com o procedimento que fez), e o horário marcado da aplicação ou da manutenção tira ela da lista.

Como cadastro uma cliente?

1. Em Pacientes (no studio, Clientes), toque em Novo paciente (no studio, Novo cliente).
2. Preencha o nome, o telefone e o nascimento. CPF e telefone ganham a pontuação sozinhos.
3. Recebe lembrete pelo WhatsApp vem desligado: ligue só se ela aceitou receber e escolha Como aceitou o lembrete.
4. Toque em Cadastrar.

• Também dá para cadastrar no meio do agendamento, pelo Novo paciente.
• Para mudar o cadastro, abra o prontuário e toque em Editar.

Como preencho e assino a ficha de anamnese?

1. Abra o prontuário da cliente: em Pacientes, toque no nome dela.
2. Em Anamnese, escolha o modelo e toque em Começar ficha.
3. Preencha e toque em Salvar. A ficha abre sem o menu, para passar o tablet à cliente.
4. A cliente confere, assina no quadro com o dedo e toca em Assinar ficha. Errou o traço: Limpar. Se quem assina é o responsável, informe o nome, o CPF e o parentesco.

• Assinada, a ficha não muda mais.
• Os termos (fotos e divulgação de imagem) ficam em Termos, no prontuário: toque em Registrar aceite, e a cliente lê, assina e aceita.

Como registro o atendimento e as fotos?

1. No prontuário, escolha o Atendimento a registrar e toque em Registrar atendimento.
2. Escreva a evolução (no studio, a descrição) e inclua os produtos usados, com o lote, a quantidade e a área. Se o procedimento tem ficha da sessão, responda as perguntas.
3. Toque em Salvar. A profissional do atendimento toca em Assinar registro. Assinado, o registro não muda mais.

• Fotos: toque em Incluir foto. No celular, Tirar foto abre a câmera, e tocar na área da foto abre a galeria. Escolha antes, depois ou evolução, e a região.
• Sem o termo das fotos aceito, o sistema pergunta antes de incluir.
• Comparar antes e depois mostra duas fotos lado a lado ou, em Deslizar, uma sobre a outra.

Como vendo um pacote?

1. Em Pacotes, toque em Vender pacote e escolha a cliente. Pelo prontuário, a cliente já vem escolhida.
2. Escolha o pacote à venda: as sessões, o valor e a validade vêm sozinhos, e dá para ajustar.
3. Toque em Vender pacote.

• As sessões se marcam pelo Marcar sessão, no pacote, ou no agendamento, que já escolhe o pacote.
• Com o caixa, abra o pacote e toque em Receber para cobrar a venda.
• Os pacotes à venda se cadastram em Cadastros e modelos > Pacotes à venda.

Como recebo no caixa?

O caixa aparece quando a administradora liga Usar o caixa, em Configurações.

1. No Início ou no atendimento, toque em Receber. Também dá pela conta, no Caixa ou no prontuário.
2. Escolha a forma de pagamento. O valor já vem com o saldo; para receber só uma parte, mude o valor.
3. Complete conforme a forma e toque em Receber.

• Dinheiro: digite o valor entregue, e o troco aparece.
• Débito e crédito: no crédito, escolha as parcelas. Fotografe a via da maquininha, nunca o cartão.
• Pix: o QR Code aparece ao lado do valor, com Copiar código, WhatsApp e Compartilhar. Depois do pagamento, toque em Recebido (conferi no banco), se você confere o Pix, ou em Conferir depois. Confira sempre no app ou no extrato do banco da clínica, nunca no celular da cliente.
• Mais de uma forma: toque em Adicionar forma e divida o valor (até 3 formas, no padrão).

Como emito o recibo?

• Na conta, depois do primeiro pagamento recebido, toque em Recibo. Ele abre numa aba nova.
• Imprimir ou salvar em PDF fica acima do recibo. No iPhone e no iPad, abre o compartilhar do aparelho com o PDF, para imprimir, salvar ou mandar pelo WhatsApp.
• O recibo traz a logo, o CNPJ ou CPF e o endereço da clínica, como estão em Configurações. Ele não é nota fiscal.

Como crio um cupom?

Só a administradora, com o caixa ligado.

1. Em Administração > Cupons, toque em Novo cupom.
2. Preencha o código (por exemplo, NOVEMBRO10), o tipo do desconto (percentual ou valor em reais) e a validade e, se quiser, o mínimo da conta, os limites de uso, os procedimentos e o "só para cliente nova".
3. Toque em Cadastrar. Copiar texto copia o texto pronto para divulgar.

• No caixa, quem recebe aplica o cupom na conta: Desconto, o código em Cupom e Aplicar.
• A lista mostra os usos, as contas com pagamento e o que entrou.

Como vejo as comissões?

• A administradora: em Administração > Comissões, cadastre o percentual de cada profissional, em Incluir percentual. Em A pagar, veja o que cada uma tem pendente; Fechar junta os atendimentos até uma data. No fechamento, ajuste as linhas, inclua bônus ou vale e toque em Marcar como pago. O Recibo sai para a profissional assinar no papel.
• A profissional: se a clínica ligar em Configurações, ela toca no próprio nome, no alto, e em Minhas comissões. Vê só as dela: o que ainda não fechou, o fechamento aberto e os pagos.
• O atendimento conta quando fica Realizado.

Como compartilho o link de agendamento?

O link é a página em que as clientes pedem horário sozinhas. O suporte cria o endereço da clínica, e a administradora liga a página em Configurações > Agendamento pelo link.

• Toque no seu nome, no alto, e em Compartilhar link de agendamento. No celular, abre o compartilhar do aparelho, para mandar pelo WhatsApp ou pôr no Instagram; no computador, copia o endereço.
• Na página, a cliente escolhe até 3 serviços, a profissional, o dia e o horário e informa o nome e o celular.
• Aparecem os serviços marcados Aparece no agendamento pelo link, em Procedimentos, nos horários do cadastro de cada profissional.

Novidade Com mais de 8 serviços, a página mostra Buscar serviço e os grupos (Cílios, Sobrancelhas…), para a cliente achar o serviço mais rápido.

Como respondo a um pedido do link?

1. No Início, em Pedidos do link, toque em Responder.
2. Aceitar: escolha a cliente no cadastro (já vem quem tem o mesmo celular) ou deixe em branco para cadastrar com o nome e o celular do pedido. O horário entra na agenda.
3. Recusar: escreva o motivo.
4. Depois, Avisar pelo WhatsApp abre a conversa no WhatsApp deste aparelho, com a mensagem pronta.

• O pedido não respondido até o horário passar expira sozinho.

Como falo com o suporte?

1. Toque no seu nome, no alto (no celular, no ícone de pessoa), e em Falar com o suporte.
2. Conte o que você precisa. A clínica, o seu nome e a tela já vão junto.
3. Toque em Abrir chamado: o WhatsApp do suporte abre com a mensagem pronta. É só enviar.

• Não escreva dados de clientes na mensagem (nome, CPF, saúde).
• O suporte atende de segunda a sexta, das 9h às 18h (horário de Brasília), exceto feriados nacionais, com resposta em até 1 dia útil. Também pelo e-mail suporte@estesia.app.br.